Qual a diferença entre prazo contratual e prazo real de pagamento
O prazo contratual é o número de dias que a operadora se compromete a levar para pagar uma conta. O prazo real de pagamento é quanto ela de fato leva. A diferença entre os dois raramente é zero e quase nunca joga a favor do hospital.
Parte dela vem do próprio contrato. Muitos contam o prazo a partir do aceite do lote, da emissão da nota fiscal ou do fim da análise, em vez do protocolo. Outra parte vem da operação: lotes devolvidos por erro no arquivo, calendários de pagamento que só rodam em dias fixos do mês, pagamentos parciais. No fim, o financeiro planeja o caixa com 30 dias e recebe em 42.
Como medir o prazo real de pagamento
Três fontes bastam: o registro de envio dos lotes, os demonstrativos de pagamento do TISS e o extrato bancário. O passo a passo:
- Liste os lotes enviados nos últimos 12 meses, com operadora, número do lote, data do protocolo e valor apresentado.
- Para cada lote, pegue no demonstrativo de pagamento o valor pago e as guias incluídas.
- Concilie com o extrato bancário. A data que conta é a do crédito, porque a data informada no demonstrativo nem sempre coincide com a do dinheiro disponível.
- Calcule os dias corridos entre o protocolo e o crédito.
- Agrupe por operadora e calcule mediana, percentil 10 e percentil 90.
Pagamentos parciais e recursos
Quando um lote é pago em mais de um crédito, registre cada um com seu valor e use o prazo ponderado pelo valor. O que volta por recurso de glosa fica de fora: tem prazo próprio, normalmente de 90 a 150 dias, e misturá-lo ao pagamento principal faz a operadora parecer mais lenta do que é. Os detalhes de cada retorno estão no texto sobre o padrão TISS.
Por que usar a mediana e não a média
Dez lotes de uma mesma operadora foram pagos em 36, 38, 40, 41, 42, 42, 44, 47, 55 e 160 dias. O último ficou parado depois de uma devolução por erro de cadastro. A média dá 54,5 dias. A mediana dá 42.
A média sugere uma operadora que paga em quase dois meses, quando nove de cada dez lotes chegaram em menos de 56 dias. A mediana descreve o lote típico, e o percentil 90 descreve o pior caso razoável. Juntos, os dois dizem o que importa para o caixa.
Dispersão também conta
Uma operadora que paga sempre entre 25 e 40 dias permite planejar a semana do crédito. Outra que varia entre 60 e 115 dias obriga o hospital a manter caixa para quase dois meses de incerteza. A distância entre o percentil 10 e o percentil 90 mede essa incerteza e deveria estar no relatório ao lado da mediana.
Como comparar operadoras
O quadro abaixo mostra três operadoras de um mesmo hospital, com 12 meses de lotes.
| Operadora | Tipo | Prazo contratual | Prazo real (mediana) | Percentil 90 | Glosa inicial |
|---|---|---|---|---|---|
| Auren Saúde | Medicina de grupo | 30 dias | 42 dias | 58 dias | 9% |
| Lumen Autogestão | Autogestão | 60 dias | 78 dias | 115 dias | 14% |
| Cobalto Seguro Saúde | Seguradora | 30 dias | 31 dias | 40 dias | 6% |
A Cobalto cumpre o contrato e glosa pouco. A Auren atrasa 12 dias na mediana, de forma estável. A Lumen tem o contrato mais longo, ainda assim atrasa 18 dias sobre ele e é a que mais glosa. Nas últimas quatro semanas, os lotes da Lumen passaram a ser pagos cerca de 12 dias depois do seu próprio padrão. Esse tipo de piora só aparece quando a medição é feita lote a lote, mês a mês.
Quanto custa cada dia de atraso
Suponha que o hospital fature R$ 1,8 milhão por mês com a Lumen. Cada dia de atraso mantém cerca de R$ 60 mil a mais em contas a receber. Com 18 dias acima do contrato, são R$ 1,08 milhão de capital de giro presos de forma permanente. A um custo de capital de 1,5% ao mês, isso equivale a R$ 16.200 por mês, ou quase R$ 195 mil por ano, só pela diferença entre o prazo prometido e o praticado.
Como usar o prazo real na negociação de contrato
Operadoras respondem melhor a dados, principalmente quando eles vêm com número de lote e protocolo. Alguns usos práticos:
- Levar a distribuição lote a lote, com protocolo e data de crédito, para que a discussão parta de fatos que os dois lados conseguem verificar.
- Definir no contrato o marco inicial da contagem, de preferência a data do protocolo do lote, e o que conta como pagamento.
- Propor correção ou multa por atraso acima do contratual, ou trocar parte do reajuste por um prazo menor.
- Mostrar a glosa inicial ao lado da taxa de reversão. Uma operadora que glosa 14% e devolve quase 80% disso no recurso está, na prática, alongando o prazo.
- Traduzir o atraso em reais, como no cálculo acima, para que a conversa tenha um valor na mesa.
O prazo real também pesa no custo do capital. Um recebível de uma operadora que paga em 31 dias, com pouca dispersão, sustenta um crédito contra recebíveis mais barato que o de uma operadora que varia entre 60 e 115 dias.
Próximo passo prático
Comece pela operadora de maior faturamento. Puxe os lotes dos últimos 12 meses, concilie com o extrato e calcule a mediana e o percentil 90. Se a mediana ficar mais de dez dias acima do contrato, o tema já merece entrar na pauta da próxima reunião com a operadora.
A Sincra mantém essa medição atualizada para todas as operadoras, lendo os retornos TISS e o extrato bancário que o hospital já recebe, e usa o mesmo prazo real para prever a semana em que cada conta vai ser paga.