Como o médico PJ em vários hospitais organiza o que tem a receber?
Cada hospital tem sua regra de repasse, sua taxa e seu dia de pagamento, e cada operadora paga num ritmo próprio. Some a isso uma ou duas empresas no seu nome, e o resultado costuma ser uma planilha que só você entende e que fica desatualizada em poucas semanas.
O ponto de partida é uma linha por procedimento, não importa onde ele foi feito, com:
- data do procedimento e hospital;
- operadora e paciente (só as iniciais);
- procedimento, código e sua função na equipe;
- valor faturado do honorário;
- etapa atual (auditoria, enviado à operadora, pago pela operadora, repassado);
- ciclo previsto de repasse e valor efetivamente recebido;
- CNPJ que fatura, se você usa mais de uma empresa.
Com essa base, dá para filtrar por hospital na hora de conferir o demonstrativo, por operadora quando quiser entender quem atrasa e por ciclo para saber o que entra em cada mês.
Como montar a visão de 30, 60 e 90 dias?
Para planejar, o que importa é quanto entra nos próximos 30, 60 e 90 dias. Para isso, cada procedimento precisa ser colocado no ciclo de repasse em que deve cair.
Repasse por produção ou por recebimento
Alguns hospitais pagam por produção: o que foi feito em março é repassado numa data fixa, por exemplo em 15 de maio, mesmo que a operadora ainda não tenha pago. A maioria paga por recebimento, liberando o honorário no ciclo seguinte ao pagamento da operadora, e aí a data depende do prazo real da operadora, quase sempre maior que o contratual. O artigo sobre prazo real de pagamento das operadoras mostra como medir isso.
Distribuindo os procedimentos pelas janelas
Na janela de 30 dias costumam estar os procedimentos que a operadora já pagou e que aguardam o ciclo do hospital. Na de 60, o que está em análise na operadora. Na de 90, o que ainda está no hospital. Uma cirurgia feita ontem num hospital que repassa por recebimento, com uma operadora que leva 70 dias para pagar, raramente vira dinheiro antes de quatro meses.
Quando a visão mostra um mês fraco à frente, dá para se planejar com antecedência ou antecipar procedimentos específicos, sabendo o custo antes de decidir.
Como estimar o líquido depois de glosa, taxa do hospital e impostos?
Entre o valor faturado e o que chega à conta da PJ, os descontos seguem sempre a mesma ordem:
- Glosa esperada. Use a taxa histórica da operadora para aquele tipo de procedimento, que costuma ficar entre 3% e 10%.
- Taxa do hospital. Percentual administrativo descontado no repasse, em geral entre 5% e 15% do valor recebido, conforme o contrato.
- Retenções na fonte. Muitos hospitais retêm IR e contribuições ao pagar a PJ. Esses valores são abatidos na apuração dos impostos da empresa e precisam ser registrados nota a nota.
- Impostos da PJ. Dependem do regime tributário da empresa.
Simples Nacional e lucro presumido em linhas gerais
No Simples Nacional, serviços médicos caem no anexo V, com alíquota inicial de 15,5%, a menos que a folha de pagamento, incluindo o pró-labore, chegue a 28% do faturamento. Nesse caso valem as alíquotas do anexo III, que começam em 6%. É a regra conhecida como fator R. No lucro presumido, a carga soma PIS, Cofins, IRPJ, CSLL e o ISS do município, e costuma ficar entre 13% e 17% do faturamento.
A escolha do regime depende do volume, da folha e de outras rendas, e é uma decisão para o seu contador. Para estimar o líquido, use a alíquota efetiva que a sua PJ pagou nos últimos meses.
Exemplo: um mês em três hospitais
Um cirurgião que operou em três hospitais em março poderia ter o quadro abaixo. A taxa do hospital incide sobre o valor que sobra depois da glosa.
| Hospital | Procedimentos | Faturado | Glosa esperada | Taxa do hospital | Líquido antes dos impostos | Previsão de repasse |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hospital Santa Aurélia | 9 | R$ 48.600 | R$ 2.430 (5%) | R$ 4.617 (10%) | R$ 41.553 | Junho, por recebimento |
| Hospital Vale Verde | 5 | R$ 27.300 | R$ 2.457 (9%) | R$ 2.981 (12%) | R$ 21.862 | 15 de maio, por produção |
| Hospital Monte Claro | 3 | R$ 11.900 | R$ 476 (4%) | R$ 914 (8%) | R$ 10.510 | Junho ou julho, por recebimento |
| Total | 17 | R$ 87.800 | R$ 5.363 | R$ 8.512 | R$ 73.925 |
Com uma carga de 14% sobre as notas, sobram cerca de R$ 63,6 mil, que chegam em três momentos diferentes. O Vale Verde tem a maior glosa e paga primeiro, porque repassa por produção. A glosa, nesse caso, costuma ser descontada num ciclo posterior.
Como conferir o demonstrativo de repasse contra a sua lista de procedimentos?
O demonstrativo mostra o que foi pago e omite o que não foi, que é justamente onde o dinheiro se perde. Por isso a conferência parte da sua lista, com o demonstrativo ao lado:
- Separe os procedimentos daquele hospital com data anterior ao ciclo que está sendo pago.
- Cruze cada linha do demonstrativo com a sua lista pela data, pelas iniciais do paciente e pelo procedimento.
- Marque cada procedimento como pago integralmente, pago com glosa ou ausente.
- Para os pagos com glosa, anote o valor, peça o código do motivo e pergunte se o hospital vai recorrer.
- Para os ausentes, mande ao hospital uma única lista com todos eles e peça a etapa de cada um.
Feita todo mês, essa conferência leva meia hora por hospital e evita descobrir uma glosa seis meses depois, com o prazo de recurso vencido. Os guias sobre repasse médico e glosa hospitalar explicam as diferenças mais comuns.
Como funciona a divisão de honorários na equipe cirúrgica?
Em cirurgias com equipe, cada função tem uma forma de remuneração. Pela CBHPM, o primeiro auxiliar recebe 30% do honorário do cirurgião, e o segundo e o terceiro, 20% cada. O anestesista é remunerado pelo porte anestésico do procedimento, em cobrança própria e muitas vezes por meio de uma cooperativa ou grupo. O instrumentador, quando não é coberto pela operadora, costuma ser pago pelo cirurgião ou pela equipe.
Quando a equipe fatura por uma PJ e o líder faz a divisão interna, surge uma segunda camada de conferência: o hospital repassa para a PJ da equipe, e a equipe repassa para cada membro. Se o líder não sabe o que vai entrar e quando, o auxiliar também não sabe. Uma visão por procedimento com a parte de cada um encerra a conversa mensal sobre quem recebeu o quê.
O que entregar ao contador todo mês e no fim do ano?
O contador precisa de números que fechem com as notas emitidas e com os extratos. Todo mês, envie por hospital e por CNPJ:
- valor bruto repassado e as notas fiscais correspondentes;
- glosas e taxas descontadas;
- retenções na fonte, com os comprovantes;
- valor líquido creditado e data do crédito.
No fim do ano, junte os informes de rendimentos e retenções de cada hospital e confira o total contra a soma dos extratos mensais. As diferenças costumam vir de repasses de dezembro pagos em janeiro.
Próximo passo prático
Separe os demonstrativos dos últimos três meses de cada hospital e monte a lista de procedimentos do mesmo período a partir da sua agenda. Cruze as duas e some os procedimentos que ainda não apareceram em nenhum demonstrativo. Esse valor costuma ser maior do que se imagina, e é por ele que se começa a cobrar status.
O Sincra reúne os procedimentos de todos os hospitais em que você atua num único a receber, com a previsão de valor e de ciclo de cada um, e gera o extrato mensal e o informe anual por CNPJ para o contador.